Wzór wniosku znajduje się w załączeniu. Do wniosku należy dołączyć  akt zgonu lub inny dokument urzędowy potwierdzający zgon osoby, tłumaczony na język polski i uwierzytelniony przez tłumacza przysięgłego, a w przypadku nieokreślenia przyczyny zgonu, dokument urzędowy stwierdzający wykluczenie jako przyczyny zgonu choroby zakaźnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 9 ust. 3a ustawy tłumaczony na język polski i uwierzytelniony przez tłumacza przysięgłego. Jeżeli osoba/firma działa na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez zainteresowanego sprowadzeniem zwłok należy dołączyć oryginał pełnomocnictwa lub jego urzędowo poświadczony odpis wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej. Opłata skarbowa za udzielenie pełnomocnictwa, w kwocie 17 zł, winna być uiszczona na konto Urzędu Miasta w Bartoszycach.

Wniosek można złożyć osobiście, listownie lub za pośrednictwem platformy ePUAP.